1. Administrator
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z Platformą ePZHGP (landing, konta platformowe, billing, bezpieczeństwo) jest IT Expert - Bartosz Kozik (Bartosz Kozik), NIP 6423242015, REGON 524038899, adres ul. Jankowicka 2, 44-200 Rybnik, e-mail kontakt@epzhgp.pl.
ePZHGP jest niezależną platformą informatyczną dla oddziałów PZHGP i nie stanowi oficjalnego serwisu Zarządu Głównego PZHGP, o ile w danym miejscu wyraźnie nie wskazano inaczej.
2. Role RODO (ważne)
- IT Expert jako administrator — m.in. dane klientów i osób kontaktowych, dane billingowe, komunikacja z Platformą, logi bezpieczeństwa, dane z formularzy na epzhgp.pl.
- Oddział/Klient jako administrator — dane hodowców, zarządu, list, wyników, treści Portalu i użytkowników rejestrujących się w Portalu oddziału.
- IT Expert jako procesor — w zakresie danych Portalu przetwarzanych na polecenie Klienta, zgodnie z Umową powierzenia (DPA).
3. Cele i podstawy
- zawarcie i wykonanie umowy / Trial / Abonament — art. 6 ust. 1 lit. b RODO,
- obowiązki prawne (rachunkowość, podatki) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- prawnie uzasadniony interes (bezpieczeństwo, dochodzenie roszczeń, rozwój Usługi) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- zgoda — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (np. opcjonalne cookies, marketing — jeżeli występuje).
4. Kategorie danych
Dane identyfikacyjne i kontaktowe, dane rozliczeniowe (NIP, adres, płatnik), dane techniczne (IP, logi), dane konta, treść zgłoszeń, dane płatności w zakresie statusów (bez pełnych danych kart).
5. Odbiorcy
Hosting, dostawca poczty, operatorzy płatności (w szczególności PayPro S.A. / Przelewy24 oraz mBank S.A. / Paynow — jako samodzielni administratorzy w zakresie realizacji płatności; mogą otrzymywać m.in. e-mail płatnika, identyfikator i status transakcji, kwotę), podmioty upoważnione prawem, podprocesorzy — lista: https://epzhgp.pl/podprocesorzy.php.
6. OCR
- Listy konkursowe — rozpoznawanie tekstu z PDF wykonywane jest lokalnie na serwerze Platformy.
- Weryfikacja hodowcy (rodowody) — rozpoznawanie numeru obrączki wykonywane jest lokalnie na infrastrukturze ePZHGP. Pliki rodowodów nie są wysyłane do zewnętrznych dostawców OCR.
- Po decyzji weryfikacyjnej plik rodowodu jest usuwany; w systemie mogą pozostać wyłącznie metadane wyniku weryfikacji (bez pełnej treści dokumentu).
7. Transfery poza EOG
Jeżeli dostawca przetwarza dane poza EOG, stosowane są mechanizmy zgodne z RODO (np. SCC), o ile znajdują zastosowanie. Status transferów dla OCR i innych dostawców: zob. listę podprocesorów.
8. Retencja
Po zawieszeniu portalu z powodu nieaktywnego abonamentu dane operacyjne portalu oddziału (treści strony, pliki, konta hodowców w portalu) są usuwane po 30 dniach od daty zawieszenia, jeżeli usługa nie zostanie wznowiona. Dane rozliczeniowe, dowody zawarcia umowy / akceptacji regulaminu oraz niezbędne logi bezpieczeństwa mogą być przechowywane dłużej — w zakresie wymaganym prawem i umową.
- dane umowy i billing: przez okres umowy oraz okresy księgowe/podatkowe,
- logi bezpieczeństwa: przez okres uzasadniony bezpieczeństwem,
- zgłoszenia kontaktowe: przez czas obsługi i przedawnienia roszczeń,
- dane Portalu (jako procesor): zgodnie z DPA i dyspozycją Klienta,
- dokumenty weryfikacyjne (rodowody): po decyzji weryfikacyjnej (zatwierdzenie/odrzucenie) plik rodowodu jest usuwany z serwera Portalu; w bazie mogą pozostać metadane statusu weryfikacji (bez pliku).
Automatyczne usuwanie jest deklarowane wyłącznie w zakresie faktycznie wdrożonym w systemie.
9. Prawa osób
Prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia, sprzeciwu, cofnięcia zgody. Skarga do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).
10. Cookies
Szczegóły: Polityka cookies — https://epzhgp.pl/polityka-cookies.php.
11. Profilowanie / automatyczne decyzje
Platforma nie stosuje profilowania o skutkach prawnych wobec osób w rozumieniu art. 22 RODO w ramach standardowej Usługi.
12. Bezpieczeństwo
Stosowane są środki organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyka (kontrola dostępu, HTTPS, kopie zapasowe, ograniczenia uprawnień).
13. Kontakt w sprawach RODO
kontakt@epzhgp.pl
Ochrona przed botami (Cloudflare Turnstile)
Na publicznych formularzach (m.in. rejestracja trial, kontakt, rejestracja hodowcy) stosujemy Cloudflare Turnstile. Przetwarzamy w tym celu dane techniczne niezbędne do weryfikacji (w tym adres IP przekazywany do Cloudflare). Podstawa: prawnie uzasadniony interes — ochrona usługi przed nadużyciami (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Szczegóły podprocesora: [Lista podprocesorów](/podprocesorzy.php).