Strony
Procesor: IT Expert - Bartosz Kozik (Bartosz Kozik), NIP 6423242015, REGON 524038899, ul. Jankowicka 2, 44-200 Rybnik, kontakt@epzhgp.pl.
Administrator: Klient ePZHGP (oddział/okręg/inny podmiot), którego dane Portalu są przetwarzane w Platformie.
1. Przedmiot i czas
Procesor przetwarza dane osobowe w imieniu Administratora w celu świadczenia Usługi ePZHGP przez czas trwania umowy o świadczenie usług oraz okres niezbędny do rozliczenia/zakończenia (backup, obowiązki prawne).
2. Charakter i cele
Hosting i utrzymanie Portalu, kont użytkowników, treści, list, wyników, załączników, komunikacji w Portalu — wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora wynikające z korzystania z Platformy.
3. Kategorie osób i danych
Hodowcy, członkowie/zarząd, użytkownicy Portalu, osoby występujące w treściach — dane identyfikacyjne, kontaktowe, organizacyjne, treści publikowane, dokumenty uploadowane (w tym weryfikacyjne), dane techniczne konta.
4. Obowiązki Administratora
Administrator zapewnia podstawę prawną i treść obowiązków informacyjnych wobec osób, których dane dotyczą w Portalu, oraz odpowiada za poprawność poleceń.
5. Obowiązki Procesora
Przetwarzanie wyłącznie na polecenie; poufność; odpowiednie środki bezpieczeństwa; pomoc w realizacji praw osób; zgłaszanie naruszeń bez zbędnej zwłoki; wsparcie przy DPIA w rozsądnym zakresie.
6. Podprocesorzy
Procesor może korzystać z podprocesorów wskazanych na https://epzhgp.pl/podprocesorzy.php. O istotnych zmianach Administrator będzie informowany w sposób przyjęty w Usłudze; sprzeciw — zgodnie z zasadami aktualizacji listy.
7. Transfery
Transfery poza EOG tylko przy zapewnieniu mechanizmów zgodnych z RODO.
8. Audyty
Administrator może żądać informacji o środkach bezpieczeństwa i — w rozsądnym zakresie — przeprowadzić audyt (zdalny/dokumentacyjny), bez ujawniania tajemnic nieproporcjonalnych do celu.
9. Zakończenie i retencja
- Po zawieszeniu Portalu z powodu nieaktywnego abonamentu (po okresie karencji) dane operacyjne Portalu oddziału są przechowywane przez 30 dni od daty zawieszenia (`suspended_at`). Jeżeli w tym czasie Usługa nie zostanie wznowiona, Procesor usuwa dane operacyjne Portalu (treści, pliki, konta portalowe, katalog tenanta).
- Administrator może przed usunięciem zażądać eksportu / zwrotu danych operacyjnych — kontakt z Procesorem (eksport nie jest obecnie automatyczny w panelu).
- Dane rozliczeniowe, dowody akceptacji dokumentów prawnych oraz niezbędne zapisy audytowe / bezpieczeństwa mogą być przechowywane dłużej — w zakresie wymaganym prawem i umową, niezależnie od usunięcia danych operacyjnych Portalu.
- Po trwałym usunięciu danych operacyjnych ten sam numer oddziału może zostać ponownie zarejestrowany jako nowy Portal — bez automatycznego przywracania usuniętych treści.
10. Akceptacja
Akceptacja Regulaminu / zakup Usługi / osobne potwierdzenie DPA oznacza zawarcie niniejszej umowy powierzenia w wersji obowiązującej w chwili akceptacji.